O check-list para a primeira viagem internacional a trabalho

Veja um check-list completo com todas os detalhes que não podem faltar na sua primeira viagem internacional de trabalho. Confira!

  • 01/07/2019
  • Por: BSL Idiomas

Se esta é a sua primeira viagem internacional de negócios, não se desespere! Confira a seguir um passo a passo com tudo o que você precisa saber!

Ao chegar no trabalho, o seu chefe lhe dá uma notícia e tanto: dentro de alguns meses, você terá de embarcar para a sua primeira viagem internacional. Mas, depois de passada a empolgação – e o susto! –, é preciso pôr os pés no chão e se preparar para não transformar o sonho em pesadelo.

Para ajudá-lo nesse momento tão importante, nós preparamos a seguir um check-list completo com todas os detalhes que não podem faltar no seu planejamento para tornar a experiência num grande sucesso. Confira!

 

1. Converse com a sua família antes de fazer a primeira viagem internacional

Ao contar a novidade para a família e amigos, é certo que eles acharão ser essa a sua grande chance de aproveitar só do bom e do melhor. Mas, não é bem assim.

Tenha em mente que, devido ao tempo fora e aos prazos de entrega, o mais provável é que você trabalhe em dobro quando sair na sua primeira viagem internacional de trabalho.

Por isso, explique bem a situação à sua namorada, ao seu namorado e às pessoas mais próximas. Combine as melhores formas de manter contato e preveja em quais horários estará livre. Não se esqueça: o mau sinal de wi-fi do hotel e do centro de convenções e eventos pode dificultar as suas conversas. Por isso, prefira o uso do e-mail, ou veja se vale a pena comprar um chip de celular internacional.

Como o fuso horário pode ser um obstáculo, leve esse detalhe em conta para definir os meios de comunicação mais adequados para conversar. E, se você tiver filhos, combine com sua companheira ou companheiro as melhores formas de cuidar das crianças durante a sua primeira viagem internacional. Assim, você evitará qualquer tipo de “climão” antes e depois da viagem.

 

2. Lembre-se dos documentos para a viagem internacional

Feito isso, é hora de organizar todos os documentos exigidos pelo país em questão.

Em geral, o que não pode faltar ao sair do país são duas formas de identificação: a carteira de identidade e o passaporte.

A primeira é muito aceita em alguns países da América do Sul – mas apenas neles. Para usá-la, no entanto, é preciso que tenha no mínimo dez anos de validade. Caso contrário, o RG pode ser rejeitado, trazendo a amarga surpresa da deportação para o Brasil.

Já o segundo é aceito em todos os lugares. Só fique de olho no prazo de vencimento. Enquanto alguns destinos permitem o uso do documento até seis meses antes do fim do prazo, outros levam em consideração se o período de vigência bate com as datas de entrada e de saída do país.

Além do passaporte, fique atento para o fato de que alguns locais obrigam ainda o uso de visto pelos brasileiros e isso pode estragar a sua primeira viagem internacional.

Os Estados Unidos são o caso mais clássico. Para se ter uma ideia, até as conexões aéreas exigem a apresentação do item!

No entanto, eles não são os únicos. Entre os destinos que também pedem o documento estão a China, o Canadá, a Austrália, o Japão e Dubai.

Como cada país tem uma regra específica, pesquise-as com antecedência para garantir que tudo corra bem no embarque da sua primeira viagem internacional negócios.

Ah, e aproveite para conferir se é preciso algum comprovante internacional de vacinação, como ocorre com o Peru e a Bolívia. Se esse for o caso, consulte as imunizações necessárias. Em seguida, assegure o Certificado Internacional de Vacinação ou Profilaxia em um posto credenciamento pela Anvisa.

 

3. Faça um orçamento antes sair para a primeira viagem internacional

Como você está a ponto de embarcar rumo a uma viagem internacional de negócios, é possível que a sua empresa tenha feito todas reservas de hotéis e garantido o dinheiro para refeições e transporte.

No entanto, isso não quer dizer que você deva descuidar do orçamento. Afinal, como ninguém é de ferro, por que não aproveitar as brechas na agenda para passear pela cidade?

Se encontrar tempo, faça isso. Mas tenha em mente que os seus recursos são limitados, tanto os do empregador quanto os próprios. Logo, observe o orçamento doméstico com atenção. Calcule quanto dinheiro poderá destinar para a viagem, lembrando que ela é a sua primeira viagem internacional, sem comprometer as contas de casa.

Tudo certo quanto a isso? Agora, veja quanto lhe sobrou para definir um padrão para a sua viagem.

Saiba que, por mais que alguns países sejam caros, praticamente todos os destinos têm opções para todos os bolsos.

Se você estiver em dúvida sobre os preços, pesquise em blogs e páginas de viajantes brasileiros as melhores dicas sobre o país de destino. Busque por referências de bairros, ruas, lojas e restaurantes que ofereçam serviços com o melhor custo-benefício. Ou então, aqueles que proporcionem a experiência que você procura.

Somente depois de definir um padrão é que será possível estimar custos. E, assim, definir quanto guardar para a primeira viagem internacional. Pode ter certeza: isso o ajudará – e muito! – no planejamento dos gastos diários, além de livrá-lo do risco de ficar com o bolso vazio no meio da viagem.

 

4. Não deixe o câmbio para a última hora

Outro detalhe que não pode passar batido em na primeira viagem internacional é o câmbio.

Em primeiro lugar, saiba que, em quase todos os casos, a compra de moedas nos aeroportos sairá mais cara do que nas casas espalhadas pela cidade. A razão para isso é simples: como quem troca dinheiro nesses locais está atrasado – ou desesperado –, as taxas são mais altas.

Portanto, para alcançar uma média do valor da moeda em um determinado período, faça o câmbio ao longo do período que antecederá o embarque da primeira viagem internacional. Assim, você aproveitará melhor os momentos de baixa da cotação e nem pagará caro demais.

Em se tratando do tema, outra escolha bastante importante é a forma como você levará o dinheiro. Para viagens de negócio, as melhores opções são duas: o uso do cartão pré-pago e das notas em espécie.

Aqui, não há uma escolha certa e errada, já que ambas têm seus prós e contras. O que torna a decisão agora muito pessoal e que deve ser pautada pelo destino e pelas preferências do viajante na sua primeira viagem internacional.

No quesito praticidade, por exemplo, os cartões saem na frente. Isso porque possibilitam o saque em caixas eletrônicos e a realização de compras no débito, sem precisar levar maços nos bolsos.

Por outro lado, o Imposto sobre Operação Financeira (IOF) é mais alto nesse caso. O que compromete o orçamento para a viagem, ainda mais sendo a primeira viagem internacional.

Já o dinheiro vivo tem uma melhor aceitação em quaisquer estabelecimentos comerciais. Além de permitir um controle mais rigoroso dos gastos. No entanto, o manuseio e a insegurança de perder tudo são fatores que pesam contra a opção.

Por isso, avalie bem cada um desses pontos e descubra o que está mais de acordo com as suas necessidades!

 

5. Faça um roteiro para a primeira viagem internacional

Como dissemos, em viagens de negócios é muito comum ter pouco tempo para aproveitar a cidade. E é exatamente por isso que a criação de um roteiro é tão importante.

Tendo como base o número de dias disponíveis, pesquise os pontos turísticos e as atrações que sejam do seu interesse. Descubra onde fica o hotel, calcule a distância até as regiões em questão e faça uma estimativa do tempo necessário para o deslocamento.

Observe também se as datas em que estará no país coincidem com entradas gratuitas. Se você for aluno de graduação ou pós, aproveite e confira se é possível usar a meia-entrada e garantir descontos.

Além disso, esteja atento aos feriados nacionais e ao momento político vivido. Datas comemorativas, greves e protestos podem afetar o funcionamento de parques e museus, assim como o tamanho das filas e o número de pessoas interessadas em visitar os locais.

 

6. Pesquise e conheça bem o seu destino

Por falar em roteiro, uma outra etapa que não pode ficar de fora numa viagem internacional é a pesquisa sobre o seu destino.

Antes de arrumar as malas, descubra tudo o que puder sobre a região. Mas, acima de tudo, não se esqueça de verificar as condições climáticas e a estação do ano no período em que estiver lá.

Será que as roupas de frio que estão no seu armário serão suficientes para aguentar um inverno rigoroso? E, se for verão, vale a pena levar blusas e agasalhos?

Respondidas as perguntas, investigue quais são os costumes locais. Acredite: isso o ajudará – e muito – a não cometer gafes que comprometam a sua relação com clientes, fornecedores e parceiros comerciais.

Afinal, enquanto no Brasil as pessoas são abertas e calorosas, há países em que a população é fria e contida. Por isso, aprenda a melhor forma de cumprimentar seus interlocutores. Saiba também quais são os trajes e formas mais comuns para se fazer negócios no país.

Assim, você passará de cara a melhor impressão possível, além de manter a conversa sempre interessante.

 

7. Contrate um seguro de saúde

Sejamos realistas: não importa onde a gente esteja, nós sempre estamos sujeitos a imprevistos. Entretanto, se o local em questão for um país desconhecido, os riscos são redobrados. Principalmente quando se trata da nossa saúde e das ferramentas de trabalho, como máquinas fotográficas e notebooks potentes.

Logo, antes de pôr os pés no aeroporto, pesquise os seguros disponíveis no mercado e descubra qual deles se encaixa às suas necessidades.

Dessas, as coberturas contra acidentes e doenças são as mais importantes, já que os custos para tratamento médico no exterior costumam ser muito caros em algumas regiões. Ah, e isso sem contar que em muitos destinos da Europa eles são obrigatórios, em especial nos locais signatários do Tratado de Schengen.

Já a proteção para equipamentos eletrônicos de valor é algo muito pessoal. Mesmo assim, não deve ser ignorada em alguns casos. Principalmente quando o prejuízo com a perda de materiais for muito grande.

 

8. Fique atento às normas para bagagens

Outro quesito a ser levado em conta para que embarcam pela primeira vez são as bagagens.

Em geral, a regra é a mesma para todos os casos: quanto menos, melhor. Isso ocorre porque as malas pesadas podem causar transtornos no deslocamento pela cidade ou dentro do aeroporto.

Os aeroportos internacionais costumam ser muito rigorosos nas fiscalizações. Então esteja alerta aos itens permitidos para levar a bordo do avião. Lembre-se de despachar isqueiros e líquidos acima de 100 ml. Veja também com a companhia aérea ou agência de viagens quais são os demais artigos proibidos. Se você planeja fazer compras no exterior, não se esqueça de destinar um espaço nas malas para guardar as mercadorias. E observe o limite da franquia para bagagens.

Embora variem conforme a classe da passagem, o volume máximo permitido costuma ser de 23 quilos, com a possibilidade da ampliação da franquia. Portanto, para evitar surpresas, confira as informações e avalie se vale a pena pagar um pouco a mais para trazer tudo o que deseja.

 

9. Adiante o trabalho ao máximo

Todo mundo quer aproveitar ao máximo o tempo que estiver no exterior, ainda mais se essa for a primeira vez no país. Mas, para ganhar algumas horas a mais, antecipe todas as tarefas possíveis enquanto estiver no Brasil.

Sabe aquele planejamento importante ou aquele roteiro de palestras e debates que você deve participar? Pois, organize todos os detalhes e chegue preparado para os seus compromissos.

Como dissemos, as viagens a negócios sempre ocupam muito da nossa agenda. Entretanto, se você concluir o seu trabalho o quanto antes, as “janelas” para sair do hotel e curtir o seu destino serão muito maiores!

 

10. Treine o seu inglês

Last but not least, esteja com o inglês na ponta da língua para se comunicar e passar uma boa impressão.

Embora soe clichê, o fato é que, independentemente do país de destino, o idioma sempre será a língua universal – principalmente no mundo corporativo.

Por isso, tire alguns minutos do dia para ler notícias e informações em blogs, canais no YouTube e podcasts na língua estrageira. Assim, você conseguirá treinar todas as habilidades de que precisa: o listening, o speaking e o reading.

E, se for necessário, tire um período a mais para revisar as expressões comuns ao idioma para não fazer feio na sua primeira viagem internacional. Dessa forma, você não só aprenderá mais como refrescará a sua memória.

Depois de todas essas dicas, que tal começar agora e ver andam os seus conhecimentos? Teste agora o seu inglês com a BSL Idiomas!

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